1. Jardins e plantas: jardins, flores e plantas ornamentais serão permitidas quando contidas em vasos, cestos ou outros recipientes apropriados, desde que não seja usada terra solta, areia ou pedras para execução de jardins no local, sendo necessária a proteção com material plástico, visando à proteção do piso;
2. As vias de circulação não poderão ser utilizadas para depósito de materiais, produtos e ferramentas a serem instaladas no estande. Toda operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do estande do expositor;
3. É proibido amarrar, colar, pendurar ou pregar qualquer material do estande ou produtos expostos nas estruturas e/ou salões, foyers e circulações sem a expressa autorização do departamento de Eventos do hotel e da direção do evento. É proibido serrar madeira ou qualquer outro material dentro do Centro de Exposições;
4. Trabalhos que envolvam graxas, tintas, materiais corrosivos, pó e líquidos não deverão ser realizados no interior do hotel;
5. Hidráulica: no Centro de Exposições não há instalação de água e esgoto;
6. Tenda: é proibido encostar ou usar qualquer tipo de apoio na tenda, executar pintura nas lonas e furar/afixar objetos (cartazes, panos, tapeçarias, quadros etc.) nas estruturas do Centro de Exposições;
7. Pisos: não podem ser demarcados, colados, furados, pintados e não é permitido realizar qualquer prática que danifique seu estado original. Toda área montada deverá ter forração protetora. Para fixação de forração no piso do Centro de Exposições, deverá ser utilizada fita dupla face (ficando de responsabilidade da empresa que fará a aplicação desse material a retirada total na desmontagem). Para a instalação de grandes volumes de carga nas áreas de eventos, como carros ou equipamentos de grande porte, é necessário consultar a Gerência de Manutenção e de Eventos do hotel, para estudo da viabilidade dos limites de peso das áreas. O salão suporta 3 kN/m² = 250 kg/m². O Hotel Jequitimar exige uma plataforma (de preferência de alumínio) embaixo da cenografia pesada ou treliças;
8. É permitida a utilização de carrinhos para transporte de materiais e produtos, desde que suas rodas sejam revestidas com pneumáticos que não venham a danificar pisos nas dependências do Hotel Jequitimar. O hotel não possui carrinhos para transporte de materiais para alugar ou emprestar. É de inteira responsabilidade do expositor a contratação de carregadores para o transporte, assim como a providência de carrinhos para manuseio deles. O departamento de Eventos do Hotel Jequitimar dispõe de indicações;
9. A tensão elétrica no Centro de Exposições é de 220v;
10. Caso o piso, parede ou qualquer outro item do patrimônio do hotel venha a ser danificado por qualquer montadora ou prestadora de serviços contratada pelo expositor, o reparo será cobrado da empresa responsável pela contratação;
11. Todo estande com utilização de piso elevado deverá projetar acesso para cadeiras de rodas utilizadas por pessoas com deficiência;
12. Os vidros e materiais transparentes colocados no piso térreo do estande deverão possuir sinalizações adequadas de segurança, evitando riscos aos expositores e visitantes (tarja amarela);
13. Os toaletes das áreas de convenções estão à disposição dos participantes do evento, não sendo permitida sua utilização para a limpeza de pano de chão, ferramentas etc.;
14. Os cartazes, produtos, banners, faixas e outros materiais associados deverão possuir estruturas próprias, sendo vedadas as amarrações ou apoio nas estruturas, paredes, forros ou itens de decoração. Só será aberta exceção se a equipe de manutenção do hotel autorizar a colocação, analisando o peso e o local onde o item será instalado;
15. O Hotel Jequitimar não faz locação e empréstimos de móveis e utensílios para os eventos: mesas, cadeiras, toalhas, cinzeiros, transformadores de energia, extensões, cabo de rede, fitas adesivas, tesoura, cola, ferramentas em geral, pilhas, baterias etc. Materiais de escritório deverão ser levados pelo expositor;
16. O estande deverá permanecer iluminado durante a realização do evento;
17. Durante a montagem do evento não será permitido aos funcionários/contratados de expositores o trabalho sem camisa (ou de regata), de bermuda ou descalços.
18. A altura máxima do estande deve ser respeitada, conforme abaixo:

• Diamante Rosa = 4,5m;
• Cota Esmeralda = 4,5m;
• Cota Safira = 4m;
• Cota Ametista = 3,5m;
• Cota Turmalina = 3m;
• Cota Topázio = Somente balcão 2,7m.

1. É opcional aos patrocinadores Esmeralda e Safira (que adquiriram área livre) a contratação de uma empresa especializada para montagem, decoração, manutenção e desmontagem do seu estande. No entanto, deverão dar conhecimento à empresa contratada sobre as normas contidas neste manual e deverão ser credenciadas junto à organização do evento;
2. Todos os expositores também têm livre escolha para a contratação de empresa especializada para montagem, decoração e manutenção de seu estande, porém deverão ter o projeto do estande aprovado pela montadora oficial e pela organização do evento até o dia 22/5;
3. Os estandes deverão ser instalados no local demarcado pela montadora oficial. É expressamente proibido que qualquer tipo de montagem cause a obstrução de saídas de emergência, extintores e hidrantes, assim como a passagem dos fios em frente às saídas em geral. Todas as saídas devem estar livres para circulação;
4. Toda e qualquer empresa contratada para prestar serviços ao expositor deverá ser credenciada junto à organização do evento. Seus representantes devem estar devidamente uniformizados ou usar o crachá de identificação do evento para circular nas dependências do hotel.

• Material não utilizado - Caso os materiais descritos como montagem básica não forem utilizados no total ou em parte, os mesmos não poderão ser transformados em créditos ou ressarcimentos financeiros de qualquer espécie, junto à organizadora ou à montadora.
• Modificações na montagem padrão - As solicitações de modificações somente serão atendidas de acordo com a disponibilidade do material e mão-de-obra. O custo deverá ser verificado diretamente com a montadora oficial.
• Projetos especiais e locação de móveis - A montadora oficial do evento coloca à disposição dos expositores/patrocinadores o desenvolvimento e execução de projetos especiais e decoração, além da locação de móveis e serviços extras.

3.3. Normas para área livre (patrocinador Safira e Esmeralda) e montadoras não oficiais
A montagem e desmontagem do estande são de responsabilidade do expositor, seguindo as condições abaixo:

1. O projeto do estande deve ser enviado até 22/5 para eventos@unimedfesp.coop.br com cópia para marcel@bmarketing.com.br, contendo: duas vias da planta baixa, duas vias da planta lateral, medidas, elevações, planta elétrica, cálculos de sustentação e todas as especificações técnicas. O material deve estar assinado por profissional registrado no Crea, acompanhado da ART.
2. A montagem só poderá começar após a aprovação prévia do projeto.
3. O projeto deve incluir a parte elétrica, os painéis de distribuição e controle de energia em locais de fácil acesso e informação sobre piso removível, se houver.
4. A área será demarcada no solo do Centro de Exposições, e cabe ao expositor instalar o estande dentro dessa marcação.
5. Além disso:

A montadora contratada deve ser credenciada junto à organização até 22/5, e seus dados devem ser enviados junto com o projeto.
O expositor e sua montadora devem preservar as instalações do Centro de Exposições durante montagem, operação e desmontagem; qualquer dano deve ser pago imediatamente pela empresa patrocinadora.

Patrocinadores que utilizarem área livre ou montadora própria devem repassar todas as normas às montadoras contratadas.· A contratação de uma empresa de montagem não isenta o expositor do cumprimento integral do manual.

3.4. Normas para instalações elétricas dos estandes
A distribuição da rede elétrica do estande é responsabilidade exclusiva do expositor, que deve seguir as normas da ABNT e da Elektro, incluindo o uso de disjuntores e fusíveis adequados. Instalações elétricas improvisadas são proibidas.

É proibido que terceiros mexam nas instalações do hotel ou operem quadros elétricos sem autorização do gerente de Manutenção. Se for necessário aumentar a carga elétrica, o expositor deverá contratar um gerador.· O expositor deve verificar previamente o consumo de cada equipamento, pois solicitações de última hora não são garantidas pela montadora oficial. Todo o trabalho será acompanhado e inspecionado pela gerência de Manutenção e pelos responsáveis do hotel.

4. Normas de segurança
4.1. Instalações especiais
Qualquer equipamento cuja demonstração possa apresentar riscos para o público, para os estandes ou para o Centro de Exposições, deverá ser provido de instalações especiais que, a critério da organização do evento, eliminem por completo qualquer periculosidade.

1. É proibido o funcionamento de motores de combustão interna no interior do Centro de Exposições;
2. É proibida a utilização de fogão nos estandes, fogareiros ou semelhantes que utilizem botijões de gás, balões ou qualquer outro elemento que possa provocar incêndio e/ou explosão e oferecer qualquer tipo de risco de acidentes pessoais ou dano ao patrimônio. Somente será permitida a utilização de fogões, aquecedores ou fornos que funcionem por alimentação elétrica;
3. É proibida a utilização de produtos derivados de petróleo ou derivados químicos sobre os pisos do Centro de Exposições.

O expositor poderá, a seu critério, alugar o extintor com o fornecedor indicado pela organização.

5. Carga e descarga de materiais
A entrada e saída de materiais para montagem dos estandes deve ocorrer entre 8h e 18h, sempre sob supervisão da segurança do evento/hotel. O acesso de caminhões ou carros só é permitido mediante apresentação do formulário descritivo dos produtos e dos nomes dos responsáveis. Após a descarga, o veículo deve deixar o local. O piso da arena suporta até 500 kg/m² e a porta pantográfica de acesso possui 3,50 m de pé direito.

1. O expositor é totalmente responsável pelo recebimento e pela guarda de seus materiais. O hotel e a direção do evento não se responsabilizam por danos, perdas ou extravios, seja em áreas internas ou externas. Cabe ao expositor ou à sua equipe garantir a guarda dos itens ou sua entrada no estande. Materiais ou resíduos deixados nas áreas comuns do Centro de Exposições serão sujeitos à apreensão.
2. É proibida a entrada de produtos ou mercadorias que representem perigo ou incômodo aos usuários, incluindo itens inflamáveis, explosivos, tóxicos, com odores desagradáveis ou corrosivos, além de quaisquer outros que a Administração considerar inadequados.

A direção do evento não se responsabiliza pela entrada e saída das mercadorias e/ou produtos do expositor.

6. Remessa de produtos para exposição e pasta de congressista
Toda remessa de produtos para exposição e materiais para pasta de congressista deverá ser emitida em nome da empresa expositora/nome do expositor responsável no evento/nome do evento (41º Suesp), para o seguinte endereço:

Razão Social: Hotel Jequitimar Ltda.
Av. Marjory da Silva Prado – Praia de Pernambuco, nº 1100. CEP 11444-000, Guarujá – SP
Telefone: (13) 2104-2015
CNPJ: 02.414.419.0002-04
Inscrição estadual: 335.216.883.117
Inscrição municipal: 0.035.835
A/C Departamento de Eventos do Hotel Jequitimar.

1. No corpo da nota fiscal deverá constar a observação de que as mercadorias são para demonstração, constando também data de realização e localização do evento: no caso, Hotel Jequitimar Guarujá. Nos espaços próprios, colocar o nome da empresa expositora, discriminar as quantidades de produtos e os respectivos valores, unitário e total.
2. O hotel não fará nota de devolução e não permitirá a entrada de equipamentos ou produtos sem as devidas notas fiscais, que ficam em poder do responsável pela entrada e saída de materiais do hotel.
3. A retirada de materiais e/ou equipamentos deverá ser feita imediatamente após o término do evento, pois o hotel não possui local específico para a guarda dos mesmos. O hotel e a organizadora do evento não se responsabilizarão por quaisquer danos, furtos ou desaparecimentos que, porventura, venham a ocorrer com os materiais e/ou equipamentos utilizados nas dependências do hotel, salvos os que estejam em salas devidamente trancadas e com as chaves em posse somente do hotel.

Importante:
As remessas de material destinadas às pastas dos congressistas serão recebidas somente a partir das 10h do dia 29 de junho de 2026 (segunda-feira).

Os encartes que não forem entregues até as 10h do dia 30 de junho de 2026 (terça-feira) não poderão ser incluídos nas pastas.
A embalagem deve estar claramente identificada com: “Material para as pastas dos congressistas – 41° Suesp”.

Observação: este benefício está disponível apenas para as cotas Esmeralda, Safira e Ametista, ou para os que contrataram como adicional. É recomendado o envio de 800 unidades, para inserção em todas as pastas montadas.

Obs.: O hotel não receberá nenhum produto ou material para exposição antes do dia 29 de junho de 2026 (segunda-feira). A embalagem deverá ser identificada adequadamente (Ex.: Material para exposição no estande da empresa XXX do evento 41° Suesp).

3.Realização

3. Acesso de veículos
É proibido o acesso de veículos ao interior do Centro de Exposições durante o período de realização do evento.

4. Operação do estande
O expositor deve manter seu estande em funcionamento durante todo o evento, com equipe habilitada para operação e atendimento aos visitantes. É obrigatório haver um funcionário da empresa sempre disponível para fornecer informações e solucionar eventuais problemas. O estande deve permanecer iluminado durante todo o período de funcionamento.

Obras nos estandes não são permitidas durante o horário do evento, exceto em casos indispensáveis e previamente autorizados pela direção. Recomenda-se que bebidas alcoólicas sejam servidas após as 11h30 nos dias 2, 3 e 4/7, quinta, sexta e sábado (respectivamente). Para os que optarem por servir na quarta-feira, 1/7, não há restrição.

5. Limites de operação
Os corredores do evento são de uso comum, não sendo neles permitido o aliciamento de visitantes, a distribuição de impressos ou quaisquer outros artigos, bem como não será permitida, neles ou sobre eles, a colocação ou aposição de faixas, painéis, motivos decorativos, tapetes ou qualquer ação de divulgação sem a autorização prévia da organização do evento.

6. Som
Todo som produzido por músicos, aparelhos audiovisuais, gravadores, rádios ou qualquer outro tipo de equipamento não deverá exceder o volume normal da voz. É proibido também qualquer aparelho de ampliação para a emissão de mensagens de venda ou promoções, sem autorização do organizador.

7. Distribuição de brindes e promoção
A distribuição de brindes, amostras, folhetos, catálogos e ações de venda é permitida apenas dentro do estande. A direção do evento pode interromper a atividade caso cause aglomerações ou distúrbios, podendo reter o material até o fim do evento.
Qualquer promoção especial deve ser previamente aprovada pela organização. Brindes com valor acima de R$ 5 mil devem ser comunicados antecipadamente para aprovação.

8. Entrada de produtos
A entrada de mercadorias para o estande (produtos promocionais, folders etc.) será permitida somente no dia 30 de junho (terça-feira), das 8h às 18h. Serão permitidas as reposições de produtos e serviços somente em horários não coincidentes aos intervalos (coffee break) da programação de palestras.

9. Saída de produtos/desmontagem
A direção do evento autoriza a saída de mostruários, móveis, equipamentos, decoração, produtos etc., a partir das 14h do dia 4 de julho (sábado), pelo portão a ser designado pela organizadora, respeitando a ordem cronológica de conferência e materiais. Após o término do evento, os estandes de montadoras não oficiais deverão ser desmontados até as 23h do dia 4 de julho de 2026 (sábado).

Não será permitido o encerramento das atividades nos estandes antes do término do horário de funcionamento do evento, mesmo no último dia da exposição.

10. Responsabilidade
A direção do evento recomenda que, no último dia, após o encerramento oficial do Simpósio, sejam retirados todos os mostruários e objetos de valor (aparelhos de TV, computador, entre outros), bem como objetos de pequeno porte, evitando roubos, furtos, avarias, extravios etc.

É necessário manter os funcionários e/ou segurança nos estandes enquanto seus materiais não forem retirados em sua totalidade. A direção do evento não se responsabiliza por quaisquer problemas.

11. Término da retirada
Os materiais e equipamentos eventualmente remanescentes no interior do Centro de Exposições, após o término do período de desmontagem, serão retirados do recinto pela montadora oficial, que cobrará dos respectivos expositores os custos envolvidos nessa operação, não se responsabilizando por perdas, danos, avarias, roubos ou extravios de qualquer natureza daí decorrentes.

4. Providências preparatórias

2. Segurança e limpeza
O serviço de segurança e limpeza interna e externa do Centro de Exposições estará em operação durante o período integral de montagem, realização e desmontagem do evento, somente nas áreas e vias de uso comum.

A contratação de funcionários avulsos para limpeza de seu estande deverá ser feita diretamente com o hotel e solicitada com 48 horas de antecedência. No caso de algum expositor ou patrocinador necessitar da contratação de um segurança para o período do evento, será necessário entrar em contato diretamente com o hotel e fazer a solicitação com 48 horas de antecedência.

Contato: Dandara Silva – WhatsApp: (13) 9 9209-5902 - jequitimareventos@accor.com

4. Captação de mailing do evento
A Unimed Fesp, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados, não tem permissão para compartilhamento do mailing dos participantes. Portanto, essas informações deverão ser captadas diretamente pelo expositor, no momento em que os congressistas visitarem o seu estande.

5. Hospedagem
A Unimed Fesp, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados, não tem permissão para compartilhamento do mailing dos participantes. Portanto, essas informações deverão ser captadas diretamente pelo expositor, no momento em que os congressistas visitarem o seu estande.

5. Hospedagem
As hospedagens no Hotel Jequitimar Guarujá, hotel oficial do evento, serão destinadas somente aos participantes das Unimeds. As reservas dos expositores deverão ser realizadas diretamente em outro hotel de sua preferência.

6. Alimentos e bebidas
Consumo de itens do hotel: latarias e água podem ser vendidas ao consumo, devendo ser solicitadas com antecedência de 24h. No caso de alimentos, a área de Eventos do hotel deve ser consultada e a solicitação precisa ser realizada com 15 dias de antecedência.

• Há uma taxa de R$ 1.320,00 + 03% ISS por dia para a entrada de alimentos processados. Contratando 02 dias – R$ 1.200,00/dia + 03% ISS.
Contratando 03 dias – R$ 1.140,00/dia + 03 % ISS. É obrigatória a assinatura do termo de responsabilidade por parte do responsável pelos itens servidos, assim como estar ciente da possibilidade de a nutricionista do hotel colher amostras ou mesmo retirar itens que possam causar qualquer tipo de intoxicação.

• Para a entrada de alimentos industrializados (amendoim, frutas secas, biscoitos, bombons) será cobrada a taxa de R$ 660,00 + 03% ISS por dia. Balas estão isentas de cobrança.
Contratando 02 dias – R$ 600/dia + 03% ISS.
Contratando 03 dias – R$ 540,00/dia + 03% ISS.

• Para a entrada de bebidas industrializadas (latarias, café, vinhos, whisky) será cobrada a taxa de R$ 1.080,00 + 03% ISS por dia
Contratando 02 dias – R$ 1.020,00/dia + 03% ISS.
Contratando 03 dias – R$ 960,00/dia + 03% ISS.

• Caso o estande traga dois ou mais itens acima, será cobrada a taxa de R$ 1.440,00 + 3% de ISS por dia por todos os itens.
Contratando 02 dias – R$ 1.200,00/dia + 03% ISS.
Contratando 03 dias – R$ 1.188,00/dia + 03% ISS.

Importante: Mise em Place (itens de consumo, guardanapos, copos, taças, bowls, bandejas) para produtos trazidos pelo expositor, deverão ser providenciados pelo próprio expositor. Caso haja necessidade de contratação, favor entrar em contato com Dandara Silva – WhatsApp: (13) 9 9209-5902 - jequitimareventos@accor.com

7. Programação social
A programação social requer convite para participação. O custo e a comercialização serão informados no local.
Programação social 1 (2/7 – quinta-feira)
Programação social 2 (3/7 – sexta-feira)
Obs.: a programação poderá sofrer alteração sem aviso prévio.



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